LECCIÓN 09
FILTROS Y SUBTOTALES
Filtros
Los filtros de Microsoft Excel 2010 podemos son usados para mostrar únicamente los que contengan los valores elegidos.
El filtro se puede crear seleccionando un rango de celdas o seleccionando una de las que componen la tabla de datos (el encabezado, por ejemplo), y haciendo después click en el icono Filtro de la pestaña Datos: veremos una en cada columna de la fila de encabezado.
Posteriormente, para establecer una condición tenemos que hacer click en la flecha para que se muestren los valores que podemos elegir (que serán los que haya en toda esa columna) y seleccionar uno de ellos.
También podemos realizar el filtrado por más de una condición, seleccionando la opción Filtro personalizado que se halla dentro del menú Filtros de texto.
En este ejemplo se mostrarÃan sólo las filas cuyo nombre de vendedor comience por J o M. Para eliminar el filtro volveremos a hacer click en el icono Filtro de la pestaña Datos.
Subtotales
Con Excel 2010 podemos hacer que se muestren los subtotales de una columna, para ello ordenaremos la lista por la columna cuyos subtotales desee calcular.
Por ejemplo, para resumir las unidades vendidas por cada vendedor y el importe de las ventas, ordenaremos la lista por la columna Vendedor, como vemos en la imagen.
Después situaremos el cursor en una celda de la tabla de datos y haremos click en el icono Subtotal de la pestaña Datos.
En Para cada cambio en seleccionaremos la columna que contenga los grupos cuyos subtotales deseemos calcular (la misma columna por la que ordenamos la lista).
En Usar función seleccionaremos la función que deseemos usar para calcular los subtotales (Suma, Promedio, etc.).
En Agregar subtotal a activaremos las casillas de verificación correspondientes a las columnas que contengan los valores cuyos subtotales queramos extraer.
Con los iconos y podremos ampliar y contraer la lista, haciendo que se muestren o no cada una de las filas, además de los subtotales.
También es posible anidar o insertar subtotales de grupos más pequeños dentro de los grupos de subtotales existentes.
Para eliminar los subtotales tenemos que hacer click con el botón derecho en una celda de la tabla de datos y nuevamente en el icono Subtotal: en el cuadro de diálogo pincharemos en el botón Quitar todos.
Funciones
PodrÃamos decir que las funciones son fórmulas que vienen ya incorporadas en Microsoft Excel 2010. Su sÃntaxis es:
=nombre_función(parámetro_1; parámetro _2; ... )
Vemos cómo constan de un nombre y dentro de los paréntesis unos parámetros separados con punto y coma.
Los parámetros pueden ser números, textos, referencias a una celda o rango de ellas, otras funciones, etc.
Insertar funciones manualmente
Podemos insertar una función escribiéndola directamente en la celda o en la barra de fórmulas, y han de ir precedidas del signo = (igual), del mismo modo que las fórmulas.
Ejemplo (SUMA() es una función de Microsoft Excel 2010):
Insertar funciones desde el asistente
Podemos insertar funciones usando un asistente incorporado en Microsoft Excel 2010, para ello, después de habernos situado en la celda deseada haremos click en el icono Insertar función de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Fórmulas:
En el cuadro de diálogo de la derecha escribiremos el nombre de una función o parte de ella en Buscar una función y pulsaremos la tecla Enter, o bien seleccionaremos una categorÃa en el cuadro de lista O seleccionar una categorÃa y seleccionaremos la función deseada en Seleccionar una función.
Una vez elegida una, pinchemos en Aceptar.
A continuación, en el cuadro de diálogo de la izquierda escribiremos las referencias a las celdas que contienen los valores a sumar, o bien haremos click en y las seleccionaremos.
En la parte inferior izquierda se irá mostrando el resultado actual de la misma.
Cuando hayamos definido los parámetros a usar haremos click en Aceptar para insertar la función.
Podemos acceder rápidamente a las funciones usando los iconos de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Fórmulas:
En dicha cinta de opciones disponemos de varias opciones más para el tratamiento de funciones:
Referencias
En Excel 2010, las referencias nos permiten acceder al contenido de una celda, y pueden ser Relativas, Absolutas o Mixtas.
Referencias relativas
Si copiamos una fórmula con referencias relativas, la fórmula cambiará dependiendo de dónde vayamos a copiarla. Por ejemplo:
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, la fórmula cambiará por =B2+2: lo que variará es la referencia a celda A1
Al copiarla una columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondrá B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondrá 2, resultado =B2+2.
Para mantener en la fórmula sumar 2 al contenido de la celda superior.
Referencias absolutas
Si copiamos una fórmula con referencias absolutas, la fórmula no variará. Supongamos el ejemplo.
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, aunque la copiemos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra en signo $ (dólar) no variará la fórmula y en B3 pondrá =$A$1+2.
